DZIŚ

Dzień Bezpiecznego Kierowcy

Nowy wzór oferty, umowy i sprawozdania – najważniejsze zmiany

Po kilku miesiącach oczekiwania 18 stycznia 2011 r. wchodzi w życie nowy wzór oferty, umowy i sprawozdania z realizacji zadania publicznego. Wszystkie konkursy ogłaszane od 18 stycznia 2011 r. muszą stosować nowe wzory.

Wiadomość archiwalna

A A A

UWAGA! W rozporządzeniu nie zawarto przepisów przejściowych dotyczących tego, czy nowe rozporządzenie jest stosowane do ogłoszonych przed 18 stycznia 2011 r. konkursów oraz realizowanych przez organizacje zleceń z wykorzystaniem wzorów z poprzedniego rozporządzenia (umowy i sprawozdania).

Według informacji uzyskanych w Departamencie Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej przygotowywana jest opinia prawna na ten temat. Ma się ona pojawić na stronie www.pozytek.gov.pl w ciągu kilkunastu najbliższych dni.
 

Oferta 

Wzór oferty (czyli formularz, który organizacja wypełnia, starając się o dotację) dostosowano do możliwości składania oferty wspólnej – jest to zatem możliwość składania jednego wniosku o dotację (czyli właśnie oferty) przez kilka podmiotów. Oferenci występujący wspólnie są zobowiązani podać: dane dotyczące każdej organizacji, która przystępuje do oferty wspólnej (m.in. dane teleadresowe, przedmiot działalności, osoby reprezentujące), sposób reprezentacji oferentów przed organem administracji publicznej (może być to m.in. sposób wynikający ze statutów organizacji, pełnomocnictwo lub prokura), informację które działania będą wykonywane przez którego oferenta, koszty tych działań ponoszone przez każdego oferenta, zasoby ludzkie i rzeczowe wnoszone przez każdego z oferentów. W przypadku, gdy oferenci stosować będą inny sposób podpisania oferty, niż wynikający z odpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym właściwym rejestrze – będą zobowiązani do załączenia odpowiedniego dokumentu upełnomacniającego osoby podpisujące ofertę.
 
We wzorze oferty zmienione zostały opisy pól w części merytorycznej zadania. Dodano m.in. opis „potrzeb”, na jakie odpowiada oferta (gdzie wpisuje się uzasadnienie, wyjaśniające dlaczego projekt powinien być zrealizowany). Harmonogram ma postać tabeli, w której trzeba m.in. określić, który podmiot jest odpowiedzialny za realizację danego działania.
 
Duże zmiany wprowadzono do kosztorysu realizacji zadania. Nowością jest wycena pracy społecznej członków organizacji lub wolontariuszy. Oznacza to, że koszt ich pracy  jest w kosztorysie traktowany na równi z wkładem finansowym. Zgodnie z przyjętą praktyką wycenę pracy społecznej i pracy wolontariuszy należy dokonać na podstawie obowiązujących stawek rynkowych (jaki byłby koszt takiej pracy, gdybyśmy musieli za nią zapłacić – inna będzie zatem wycena pracy osoby księgującej, a inna osoby wykonującej proste czynności administracyjne).
 
Inne nowości w tabeli kosztorysu to wyszczególnienie rodzajów kosztów, które  zostały podzielone na:
  • koszty merytoryczne (są to wszystkie koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania)
  • koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (należy podać wszystkie koszty związane z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym: w tym obsługą finansową, prawną)
  • inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji.
 
Wprowadzono także dodatkową tabelę nr 3, której wypełnienie zależy od decyzji oferenta/oferentów. Jej wypełnienie wpływa na sposób zawarcia umowy z oferentem/oferentami. Jeżeli organizacja przewiduje, że wkład własny do zadania będzie w całości lub części pochodził z dotacji innego organu administracji publicznej, ale nie ma jeszcze pewności, czy zostaną te środki przyznane – wypełniając tabelę będzie mogła skorzystać ze specjalnych zapisów w umowie, które w przypadku nieotrzymania środków zapewnią jej prawo do zmiany oferty lub rezygnacji z jej wykonania (par. 16 wzoru umowy).
Aby skorzystać z tego uprawnienia, organizacja w punkcie IV 2 (w źródłach finansowania) powinna podać, ile w ramach wkładu własnego planuje pozyskać ze środków od innych organów administracji publicznej. Następnie w tabeli 3 podać: nazwę organu, kwotę przewidywanych środków, oznaczyć, czy środki zostały przyznane, czy nie, podać termin rozpatrzenia w przypadku, kiedy rozpatrzenie nie nastąpiło.
Wypełnienie tej tabeli daje możliwość wprowadzenia do umowy zapisów par. 16. Organizacja w ciągu 7 dni od rozstrzygnięcia konkursu ofert, w jakim ubiegała się o środki, które stanowić mają wkład własny, jest zobowiązana do poinformowania o tym, że środki nie zostały przyznane (jeżeli zostały przyznane – nie musi informować). Jeżeli nieprzyznanie środków oznaczać będzie, że nie da się zrealizować zadania, w którym miały one być wkładem własnym – wówczas organizacja bez konsekwencji może odstąpić od umowy. Jeżeli nieprzyznanie środków pozwoli na realizację zadania w całości lub w ograniczonym zakresie – możliwa jest zmiana treści umowy.
Jeżeli organizacja nie powiadomi w terminie 7 dni o tym, że środków nie otrzymała – wówczas ma obowiązek zapewnić takie środki z innych źródeł i nie może odstapić w uproszczonym trybie od umowy. Jeżeli odstąpi, może zostać na nią nałożona kara o maksymalnej wartości 10% wartości dotacji – nie więcej niż 1000 zł (o ile taki zapis zostanie wpisany do umowy).
 
Załączniki do oferty
Ważną zmianą jest także zniesienie obowiązku załącznia m.in. statutu i sprawozdania finansowego. Do oferty składanej przez pojedynczego oferenta jedynym wymaganym załącznikiem jest kopia aktualnego odpisu z KRS lub innego rejestru lub ewidencji. Jednocześnie wskazano, że aktualny odpis jest niezależny od daty jego wydania. Odpis powinien wskazywać aktualną sytuację w organizacji.
 
Informacje w przypisach oferty
Warto zwrócić uwagę, że na końcu wzoru oferty znajdują się bardzo użyteczne informacje w formie przypisów do niektórych pól w ofercie. Doprecyzowują oczekiwania co do zawartości, a zawężają ich swobodną interpretację. To tu znaleźć można m.in. informację o tym, co oznacza aktualność odpisu z rejestru.
 
Umowa
Również umowa została dostosowana do możliwości realizacji zadania publicznego poprzez złożenie oferty wspólnej. Zapisano tam, że środki przekazywane na zadanie opisane w ofercie wspólnej dzielone są na poszczególnych oferenetów, a ich przekazanie następuje oddzielnie na konto każdego z oferentów.
Ponadto umowa pozwala na zmienianie wysokości środków pochodzących ze źródeł własnych oferenta/oferentów, środków z innych źródeł oraz środków pochodzących ze środków publicznych. Za zgodne z umową uznaje się, gdy suma tych środków nie zmienia się, ich struktura natomiast może się zmieniać bez konsekwencji dla oferenta/oferentów.
 
W par. 2 ust 2. wskazano, że do umowy załącza się zaktualizowany opis działań, harmonogram i kosztorys – co sankcjonuje powszechną praktykę ograniczania finansowania w stosunku do wysokości dotacji, o którą ubiegają się oferenci.
 
W umowie wskazuje się, że środki powinny zostać przekazane w ciagu 30 dni od podpisania umowy lub w transzach. Warunkiem uzyskania środków w ramach kolejnej transzy jest złożenie przez organizacje sprawozdania częściowego. Te zapisy utrudniają zawieranie umów na zadania, które rozpoczynają się w terminie dłuższym niż 30 dni od podpisania umowy (organ mógłby bowiem zawrzeć w styczniu umowę na zadanie odbywające się w okresie letnim, jednak przekazanie tych środków w ciągu 30 dni od podpisania umowy nie jest zgodne z dyscypliną finansów publicznych ponieważ środki pozostawałyby na koncie organizacji do czasu rozpoczęcia realizacji zadania –a więc kilka miesięcy).
 
Oferent/oferenci mają prawo bez konsekwencji odstąpić od umowy w terminie nie późniejszym niż dzień przekazania dotacji lub pierwszej jej transzy.
W przypadku późniejszego odstąpienia organowi administracji publicznej przysługuje prawo do zastosowania kary umownej, która może wynieść maksymalnie 10% wartości dotacji, ale nie więcej niż 1000 zł.
Wartość procentową kary umownej określa się w umowie.
 
Organizacja ma obowiązek złożyć sprawozdanie w ciągu 30 dni:
  • po zakończeniu realizacji zadania
  • po zakończeniu roku budżetowego, jeżeli termin realizacji zadania wykracza poza rok budżetowy
  • na wezwanie organu administracji publicznej - w ciągu 30 dni od daty doręczenie wezwania.
Jeżeli organizacja nie złoży sprawozdania w pożwyszym terminie organ ma obowiązek wezwać organizację do złożenia sprawozdania. Jeżeli organizacja nie zastosuje się do tego wezwania – wówczas zapłaci karę wskazaną w umowie – maksymalnie 10% wartości dotacji, ale nie więcej niż 1000 zł.
 
We wzorze umowy wprowadzono postanowienia fakultatywne m.in.:
1. możliwość wprowadzenia warunku przekazania kolejnej transzy dotacji po wydatkowaniu przez organizacje określonego procenta transzy, którą otrzymała wcześniej
2. warunek zabezpiecznia umowy wekslem in blanco (może mieć to znaczenie dla większych dotacji)
3. możliwość skorzystania z par. 16 umowy w przypadku, gdy organizacja zadeklarowała korzystanie z innych środków publicznych, jako wkładu własnego
4. możliwość dodania zobowiązania do stosowania Ustawy o Zamówieniach Publicznych w przypadku zamawiania usług, dostaw i robót budowlanych.
 
W przypadku oferty wspólnej do umowy załącza się umowę zawartą między oferentami (zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego oferenci muszą taką umowę zawrzeć między sobą).
 
Sprawozdanie
Wzór sprawozdania został dostosowany do wymogów związanych z możliwością składania oferty wspólnej. Układ pól, jak i pouczenia zostały w większym stopniu uspójnione z zakresem informacji podawanych przez organizacje w ofercie.
Dodano pouczenie nt. możliwości składania sprawozdania w formie elektronicznej.

 

źródło: inf. własna (ngo.pl)
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!

SKOMENTUJ

Uwaga, komentarz pojawi się na liście dopiero po uzyskaniu akceptacji moderatora.


Załączniki - 2011-02-17, 18:03
nowy wzór - 2011-01-26, 18:46
co ze sprawozdaniem? - 2011-01-17, 17:45
od 18 nowy wzór oferty - 2011-01-17, 09:22
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.